Manuale d'uso Software Online "Archivio unico informatico"

Caratteristiche del programma

E' in fase avanzata di sviluppo un'applicazione per la gestione degli adempimenti derivanti dalla normativa Antiriciclaggio (decreto legislativo 20 febbraio 2006 n. 56) per i professionisti.
Le caratteristiche principali sono:

1. Funziona in modalità ASP (via web, senza alcuna installazione/manutenzione nel PC locale).
2. Il programma permette l´inserimento di tutti i rapporti continuativi e delle operazioni sia superiori ai 12.500,00 euro che frazionate, con controllo ed aggregazione automatica delle frazionate.
3. Sono già caricate tutte le codifiche richieste dall´UIC necessarie per l'utilizzo del programma (Causali Analitiche, Codici CAB, Comuni, Paesi Esteri, Codici Valute, Tipi di Intermediari, ecc).
4. Gestione anagrafiche clienti / soggetti coinvolti: vengono gestite le anagrafiche dei clienti con la gestione dei documenti identificativi, sia per i clienti che effettuano operazioni superiori ai 12.500,00 euro sia per i clienti che effettuano operazioni di valore indeterminabile.
5. Gestione rapporti continuativi
6. Gestione operazioni singole e frazionate
7. Gestione registrazioni nell’archivio unico informatico (in modo transitorio e definitivo)
8. Interrogazione delle registrazioni dell’archivio unico informatico
9. Stampe di controllo e reportistica
10. Gestione delle segnalazione per operazioni sospette (in fase di sviluppo)
11. Possibilità di importare dati
12. La procedura è mono e multiaziendale;
13. La procedura non necessita di alcuna installazione, si utilizza attraverso questo sito
14. Gestione utenti e normativa privacy: la procedura prevede l’accesso mediante utente e password
15. E’ possibile gestire sia le anagrafiche che le prestazioni professionali in modalità provvisoria con scarico selezionato in definitivo
16. Il programma permette l'inserimento dei dati anagrafici dello studio associato/CED, dei professionisti oggetto dell'obbligo, dei soggetti identificati e delle prestazioni effettuate a tali soggetti.
17. E' possibile importare dati da altri applicativi
18. E' possibile esportare i dati inseriti in documenti Word, Excel, CSV, XML
19. E' possibile stampare ogni singolo record inserito
20. E' possibile effettuare ricerche in ogni singolo campo di ogni professionista, soggetto, prestazione inserita.
21. Il programma inoltre è multilingua (Italiano, Inglese, Francese, Spagnolo, Tedesco)

Il programma è raggiungibile cliccando sul menù Antiriciclaggio e dopo aver effettuato il login, oppure attraverso il link Antiriciclaggio. Appare nella parte alta della pagina la sezione relativa. Tale sezione è visibile solamente dopo aver fatto login.

Tipologie d'uso
Il Sofware Online è utilizzabile dalle seguenti tipologie:

• singolo professionista
• professionista che svolge in forma associata
• Centro di elaborazione dati

Caratteristiche tecniche
Il programma è sviluppato con tecnologia Microsoft ASP.NET 1.1 con base dati Microsoft SQL server 2005, appoggiandosi al CSM DotNetNuke per le autenticazioni degli utenti. L'hosting del programma e dei dati è effettuato presso http://www.websecurestores.com/

Elenco videate
il software è suddiviso in 4 sezioni:

• Studio / CED
• Professionista
• Soggetti
• Prestazioni

Ogni sezione contiene le seguenti videate:

• elenco, videata principale raggiungibile dal menu
• stampa, raggiungibile attraverso il link "Versione per la stampa" dalla pagina elenco
• ricerca avanzata, raggiungibile attraverso il link "Ricerca avanzata" dalla pagina elenco
• esporta, raggiungibile attraverso il link "Esporta i risultati" dalla pagina elenco
• aggiungi, raggiungibile attraverso il link "Aggiungi nuovo" dalla pagina elenco
• modifica, raggiungibile attraverso il link "Edita" dalla griglia della pagina elenco
• visualizza, raggiungibile attraverso il link "Guarda" dalla griglia della pagina elenco

E' possibile spostarsi tra le videate dal menu principale e dalla videata elenco (dal menu a discesa "vai a:"). Inoltre dalla videata elenco è possibile visualizzare la sezione inferiore del record selezionato (es: dall'elenco dei professionisti, cliccando all'interno della gliglia su "soggetto", si apre la videata elenco dei soggetti registrati dal professionista selezionato).
Per cui dall'elenco dei CED si possono visualizzare gli elenchi dei professionisti appartenenti allo studio/CED, dalla videata elenco dei professionisti si possono visualizzare i soggetti registrati dal professionista selezionato, e dalla videata elenco dei soggetti si possono visualizzare le prestazioni rese al soggetto selezionato. E' possibile fare il percorso inverso selezionando il link "vai alla tabella principale"

Elenco

La videata elenco contiene una griglia con i dati principali dei record inseriti. Tale lista permette di visualizzare tutti record o i record che risultano da una ricerca semplice o avanzata.
Tale videata è la base per accedere alle altre videate della sezione attraverso i collegamenti contenuti nell'intestazione e nella griglia.

Aggiungi

E' possibile aggiungere un record cliccando su "Aggiungi nuovo" dalla videata elenco.
I campi vanno compilati utilizzando i caratteri standard dell'alfabeto senza accenti ed in maiuscolo.

Modifica

Simile alla videata aggiungi, con in più i campi "cancellato / definitivo". Si raggiunge cliccando su "Edita" dalla griglia all'altezza del record da modificare.
Ogni record può ricevere più modifiche fintantochè non viene reso definitivo; successivamente le modifiche impostano lo status su "record modificato". Un record definitivo non può essere più portato allo status di non definitivo.
L'eliminazione dei record è possibile in via definitiva se non è già stato reso definitivo. Se è definitivo il record viene siglato come "cancellato" rimanendo però memorizzato negli archivi.
I campi vanno compilati utilizzando i caratteri standard dell'alfabeto senza accenti ed in maiuscolo.

Caricamento di studio associato / CED / Singolo professionista
Dal menù cliccare su "Studio / CED". Si apre l'elenco degli studi/Ced memorizzati. Cliccare su "Aggiungi nuovo". Si apre la videata "Sezione: Studio, Aggiungi un nuovo record". Vanno compilati i campi e poi cliccare sul pulsante Salva. Appare la scritta "Aggiunto nuovo record". A questo punto è possibile tornare sulla videata principale cliccando "Vai alla lista" e nella lista varà visualizzata una riga con l'inserimento appena effettuato.
Questa operazione è obbligatoria anche se il programma viene utilizzato da un solo professionista e quindi non si è in presenza di studio associato o CED.

Caricamento del singolo professionista
Dall'elenco degli studi/CED cliccare sulla riga dello studio/CED a cui il professionista appartiene. Si apre l'elenco dei professionisti che aprima volta sarà vuoto. Cliccare su "Aggiungi nuovo". Si apre la videata "Sezione: Professionista, Aggiungi un nuovo record". Vanno compilati i campi e poi cliccare sul pulsante Salva. Appare la scritta "Aggiunto nuovo record". A questo punto è possibile tornare sulla videata principale cliccando "Vai alla lista" e nella lista varà visualizzata una riga con l'inserimento appena effettuato.

Caricamento del singolo soggetto

Caricamento della singola prestazione

Negli inserimenti non sono ammesse lettere accentate e caratteri non standard.

Funzione di importazione

Vedi post successivi.

Normativa
La normativa obbliga i professionisti a gestire il cosiddetto "Archivio Unico Informatico".
 
Parte III - 1. Contenuto dell’obbligo (Provvedimento n. 1 dell'Ufficio Italiano Cambi del 24 febbraio 2006)
I professionisti e le società di revisione, negli stessi casi in cui sono tenuti ad identificare i clienti, provvedono a registrare e conservare nell’archivio unico le seguenti informazioni:
(a) i dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale il cliente opera;
(b) l’attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;
(c) la data dell’avvenuta identificazione;
(d) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita, secondo le specifiche indicate nella tabella di cui all’allegato A al presente provvedimento;
(e) il valore dell’oggetto della prestazione professionale, se conosciuto.

Per le prestazioni professionali consistenti nella tenuta della contabilità, di paghe e contributi, nella revisione contabile e nell’esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza è oggetto di registrazione solo il conferimento dell’incarico. Per tali incarichi e adempimenti, l’obbligo di registrazione e conservazione non si applica ai singoli movimenti contabili o alle singole operazioni in cui essi si esplicano.

Gli avvocati e i notai procedono alla registrazione delle prestazioni indicate nella tabella di cui all’allegato A.1 al presente provvedimento sia quando le eseguono in nome o per conto del cliente,sia allorché esse consistano in attività di assistenza nella loro progettazione e realizzazione.

L'Archivio Unico Informatico contiene sostanzialmente due tipi di informazioni:

• Le informazioni sulla identificazione della clientela del professionista 
• Le informazioni sulle prestazioni professionali effettuate per ciascun cliente

1. Presupposti e momento dell’identificazione
L’identificazione consiste nella verifica dell’identità del cliente e del soggetto per conto del quale egli eventualmente operi nonché nell’acquisizione dei loro dati identificativi per la conservazione nell’archivio unico.
L’identificazione è dovuta:
a) in relazione a ogni prestazione professionale che comporti o possa comportare la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento, beni o utilità di importo, anche frazionato, superiore a € 12.500;
b) in relazione alle operazioni il cui valore non è determinato o determinabile.
Per determinare il valore della prestazione professionale o dell’operazione non si tiene conto del compenso del professionista o della società di revisione. La percezione del compenso per l’attività professionale svolta non costituisce di per sé una prestazione per la quale si applica l’obbligo di identificazione.

3. Modalità dell’identificazione
Quando il conferimento dell’incarico è compiuto congiuntamente da più clienti, l’identificazione è dovuta per ciascuno di essi. Qualora della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, ciascuno di essi deve procedere alla identificazione.
Ai fini dell’identificazione non è possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.